Beratungseinsatz – Wann, wie oft und was passiert, wenn ich ihn vergesse?
Wer Pflegegeld bezieht, muss regelmäßig einen Beratungseinsatz nachweisen. Das ist kein Kontrollbesuch, sondern eine fachliche Beratung durch eine Pflegefachkraft – kostenlos für Sie, bezahlt von der Pflegekasse. Hier erklären wir Ihnen alles, was Sie wissen müssen.
Warum dieser Ratgeber auf unserer Seite steht
Weil uns diese Frage fast täglich gestellt wird: „Wann muss ich den Beratungseinsatz machen?" Besonders nach einer frischen Pflegegrad-Bewilligung herrscht Unsicherheit. Wir führen diese Beratungseinsätze selbst durch und wissen genau, worauf es ankommt – und was passiert, wenn man die Frist verpasst.
1. Für wen ist der Beratungseinsatz Pflicht?
Jeder, der Pflegegeld bezieht und zu Hause von Angehörigen, Freunden oder Nachbarn gepflegt wird – also keinen ambulanten Pflegedienst für die Grundpflege beauftragt hat – muss regelmäßig einen Beratungseinsatz nachweisen.
| Pflegegrad | Pflicht? | Häufigkeit (ab 2026) |
|---|---|---|
| Pflegegrad 1 | Nein – freiwillig | Bis zu 1x pro Halbjahr möglich |
| Pflegegrad 2 | Ja | 1x pro Kalenderhalbjahr |
| Pflegegrad 3 | Ja | 1x pro Kalenderhalbjahr |
| Pflegegrad 4 | Ja | 1x pro Kalenderhalbjahr |
| Pflegegrad 5 | Ja | 1x pro Kalenderhalbjahr |
Wichtige Änderung seit 01.01.2026: Für Pflegegrad 4 und 5 war der Beratungseinsatz bis Ende 2025 noch vierteljährlich Pflicht. Seit dem 01.01.2026 reicht auch hier einmal pro Halbjahr. Wer möchte, darf weiterhin quartalsweise einen Einsatz in Anspruch nehmen – das ist dann aber freiwillig und keine Pflicht mehr.
2. Die Fristen: Wann muss der Einsatz stattfinden?
Das Gesetz teilt das Jahr in zwei feste Zeiträume. In jedem dieser Zeiträume muss mindestens ein Beratungseinsatz stattfinden und bei der Pflegekasse nachgewiesen werden:
| Zeitraum | Frist |
|---|---|
| 1. Kalenderhalbjahr | 01. Januar – 30. Juni |
| 2. Kalenderhalbjahr | 01. Juli – 31. Dezember |
3. Beispiel: Pflegegrad seit 1. April – wann ist der erste Einsatz fällig?
Das ist die Frage, die uns am häufigsten gestellt wird. Hier die Antwort:
Wenn Ihr Pflegegrad ab dem 1. April bewilligt wurde, befinden Sie sich im 1. Kalenderhalbjahr (Januar bis Juni). Das bedeutet:
Erster Beratungseinsatz: Muss bis spätestens 30. Juni stattfinden.
Zweiter Beratungseinsatz: Muss zwischen dem 1. Juli und 31. Dezember stattfinden.
Danach: Immer ein Einsatz pro Halbjahr – also zweimal im Jahr.
Im Bewilligungsbescheid Ihrer Pflegekasse steht die genaue Frist für den ersten Einsatz nochmal schwarz auf weiß. Lesen Sie dieses Schreiben aufmerksam durch – viele übersehen den Hinweis.
Weiteres Beispiel: Pflegegrad bewilligt ab 1. Oktober → Erster Einsatz muss bis 31. Dezember stattfinden. Nächster Einsatz dann im 1. Halbjahr des Folgejahres (bis 30. Juni).
4. Was passiert, wenn ich den Beratungseinsatz vergesse?
Hier wird es ernst. Die Pflegekasse geht in drei Stufen vor:
Stufe 1 – Erinnerung
Etwa einen Monat nach Fristablauf erhalten Sie ein Erinnerungsschreiben. Darin steht, dass Sie den Einsatz innerhalb von drei Wochen nachholen müssen.
Stufe 2 – Kürzung um 50 %
Holen Sie den Einsatz innerhalb der Nachholfrist nicht nach, wird Ihr Pflegegeld um die Hälfte gekürzt.
Stufe 3 – Vollständige Einstellung
Reagieren Sie weiterhin nicht, wird das Pflegegeld komplett gestrichen.
Konkretes Beispiel:
Der Beratungseinsatz hätte bis zum 30.06. stattfinden müssen, wurde aber versäumt:
- • Ende Juli: Erinnerungsschreiben mit 3-Wochen-Frist
- • Ab 01.09.: Kürzung des Pflegegeldes um 50 %
- • Ab 01.10.: Pflegegeld wird vollständig eingestellt
Gute Nachricht: Sobald Sie den Einsatz nachholen, wird das Pflegegeld wieder in voller Höhe gezahlt. Und: Wenn Sie den versäumten Einsatz im nächsten Halbjahr nachholen, wird er für beide Halbjahre anerkannt – Sie brauchen dann im selben Halbjahr keinen zweiten Termin.
5. Videoberatung – geht das?
Ja, seit 2022 ist das unter bestimmten Bedingungen möglich:
Der allererste Beratungseinsatz muss immer zu Hause vor Ort stattfinden.
Ab dem zweiten Einsatz darf jeder zweite per Videokonferenz durchgeführt werden.
Diese Regelung gilt befristet bis zum 31. März 2027.
In der Praxis heißt das: Erster Einsatz vor Ort, zweiter per Video, dritter wieder vor Ort, vierter per Video – und so weiter.
6. Wer darf den Beratungseinsatz durchführen?
Jeder zugelassene ambulante Pflegedienst
Zugelassene Beratungsstellen (z.B. Pflegestützpunkte)
Qualifizierte Pflegefachpersonen mit entsprechender Zulassung
Sie können sich den Anbieter frei aussuchen. Es muss nicht der Pflegedienst aus Ihrer Nachbarschaft sein – Sie haben die freie Wahl.
7. Was wird bei dem Einsatz eigentlich gemacht?
Die Pflegefachkraft schaut sich Ihre Pflegesituation an und berät Sie zu folgenden Themen:
Ist die Pflege gut organisiert? Brauchen Sie Unterstützung?
Haben Sie alle Hilfsmittel, die Ihnen zustehen (Rollator, Badewannenlift, Toilettensitzerhöhung etc.)?
Kennen Sie alle Leistungen, die Ihnen zustehen (Verhinderungspflege, Entlastungsbetrag, Kurzzeitpflege, Tagespflege, Wohnraumanpassung)?
Hat sich Ihr Pflegebedarf verändert? Wäre eine Höherstufung sinnvoll?
Braucht Ihre Pflegeperson Entlastung oder einen Pflegekurs?
Die Beratung wird auf einem Formular dokumentiert. Sie erhalten eine Kopie, die Pflegekasse bekommt den Nachweis direkt vom Anbieter. Sie müssen nichts bezahlen und nichts selbst einreichen.
8. Unser Tipp aus der Praxis
Vereinbaren Sie direkt nach jedem Beratungseinsatz den nächsten Termin. So vergessen Sie keine Frist und haben immer genug Vorlauf. Viele Pflegedienste sind gut ausgelastet – wenn Sie erst kurz vor Fristende anrufen, bekommen Sie möglicherweise keinen Termin mehr rechtzeitig.
Und: Nutzen Sie den Termin wirklich als Beratung. Schreiben Sie sich vorher auf, was Sie beschäftigt. Vielleicht hat sich etwas verändert, vielleicht brauchen Sie neue Hilfsmittel, vielleicht steht Ihnen ein höherer Pflegegrad zu. Die Pflegefachkraft ist für Sie da – nicht für die Kasse.
9. Zusammenfassung auf einen Blick
| Frage | Antwort |
|---|---|
| Wer muss den Einsatz machen? | Alle Pflegegeld-Empfänger mit PG 2–5 |
| Wie oft? | 1x pro Kalenderhalbjahr (seit 01.01.2026) |
| Wann ist der erste fällig? | Im laufenden Kalenderhalbjahr der Bewilligung |
| Was kostet es? | Nichts – zahlt die Pflegekasse |
| Was passiert bei Versäumnis? | Erinnerung → 50 % Kürzung → Einstellung |
| Geht es per Video? | Jeder 2. Einsatz ja (bis 31.03.2027) |
| Wer darf es durchführen? | Zugelassener Pflegedienst oder Beratungsstelle |
Rechtsgrundlage: § 37 Abs. 3 SGB XI, zuletzt geändert durch Art. 1 Nr. 4 des Gesetzes zur Befugniserweiterung und Entbürokratisierung in der Pflege (BEEP), in Kraft seit 01.01.2026.
Quellen: BARMER (barmer.de, Stand 20.01.2026) · Techniker Krankenkasse (tk.de, Stand 02.01.2026) · Häusliche Pflege (haeusliche-pflege.net, 20.11.2025) · Pflege.de (pflege.de, Interview mit Pflegeberater Marc-André Hofheinz)
Wir führen Beratungseinsätze für Sie durch
Pflege zu Hause Liegl ist zugelassener Anbieter für Beratungseinsätze nach § 37.3 SGB XI in Regensburg und Umgebung. Rufen Sie uns an – wir vereinbaren einen Termin.
0941 / 785 274 01